Cách chia tiền team building công ty công bằng
Team building thường trộn ngân sách công ty và tiền tự đóng, lại có nhiều người cùng ứng trước. Đây là cách chia phần tự đóng công bằng và gom chuyển khoản gọn nhất.
Tách ngân sách công ty ra khỏi phần tự đóng
Sai lầm phổ biến nhất khi chia tiền team building là gộp chung tiền công ty tài trợ với tiền cá nhân tự đóng rồi mới chia. Làm vậy vừa khó đối soát với kế toán, vừa dễ khiến mọi người hiểu nhầm mình phải trả nhiều hơn thực tế.
Hãy tách bạch ngay từ đầu: khoản nào công ty chi (thường có hóa đơn để hoàn ứng) để riêng một cột, khoản nào cả nhóm tự bỏ tiền để một cột khác. Chỉ phần tự đóng mới đem chia cho các thành viên; phần công ty tài trợ giữ nguyên để người đứng ra ứng làm chứng từ hoàn lại.
Thống nhất phần tự đóng: chia đều hay theo mức tham gia
Với phần tự đóng, chia đều cho tất cả người tham gia là cách nhanh và ít tranh cãi nhất khi mọi người dùng gần như nhau: cùng ăn, cùng ở, cùng chơi.
Nhưng có những khoản nên chia theo mức tham gia thật: tiệc tối có người uống bia nhiều, buổi karaoke chỉ nửa đoàn ở lại, hay vé trò chơi mà vài người không tham gia. Những khoản lệch rõ này nên chỉ chia cho đúng người dùng, còn lại chia đều — vừa công bằng vừa không làm mọi thứ rối lên.
Xử lý chi phí phát sinh và người vắng mặt
Team building gần như luôn có khoản phát sinh: đặt thêm món, hỏng đồ phải đền, taxi lúc về khuya. Cử sẵn một người ghi lại các khoản này ngay khi chúng xảy ra, kèm ai đã ứng, để cuối buổi không ai phải cố nhớ.
Với người đăng ký nhưng vắng mặt, hãy chốt luật trước: nếu công ty đã đặt cọc suất ăn không hủy được thì người vắng vẫn chịu phần cọc đó; nếu chưa phát sinh chi phí thì không tính. Nói rõ luật này trước ngày đi để tránh khó xử về sau.
Ví dụ: đoàn 20 người, công ty tài trợ một phần
Giả sử đoàn 20 người đi 2 ngày. Tổng chi 40.000.000đ, trong đó công ty tài trợ 20.000.000đ (tiền xe và khách sạn, có hóa đơn), phần tự đóng là 20.000.000đ còn lại (ăn uống, trò chơi).
Phần tự đóng 20.000.000đ chia đều cho 20 người là 1.000.000đ mỗi người. Trong chuyến, tiền được ứng rải rác: trưởng nhóm ứng 12.000.000đ tiền ăn, một bạn ứng 5.000.000đ vé trò chơi, một bạn khác ứng 3.000.000đ tiệc tối.
Ba người này đã ứng tổng 20.000.000đ, tức đúng bằng phần tự đóng. Việc còn lại là 17 người chưa ứng mỗi người chuyển 1.000.000đ, còn ba người đã ứng thì nhận lại phần chênh so với mức 1.000.000đ của họ. Tính tay phần này cho 20 người rất dễ sai sót.
Gom số dư để chuyển khoản ít lần nhất
Sau khi có phần mỗi người phải gánh và số mỗi người đã ứng, bạn ra được số dư từng người: ai được nhận lại, ai phải bù. Để nguyên thì một đoàn đông sẽ phát sinh hàng chục giao dịch lắt nhắt.
Mẹo là gom số dư: người phải bù chuyển thẳng cho người được nhận, ghép sao cho tổng số lần chuyển ít nhất. Với nhóm đông, một công cụ chia tiền sẽ tự tối ưu giúp cả đoàn chỉ còn vài lần chuyển thay vì mỗi người chuyển cho một người.