Mẫu Excel chia tiền nhóm miễn phí, có sẵn công thức

Mẫu Excel này gồm những gì

Mẫu Excel chia tiền nhóm gồm 3 sheet: 'Khoản chi' để ghi từng khoản đã chi, 'Thành viên' để tổng hợp số dư từng người, và 'Kết quả' chứa hướng dẫn dùng cùng bảng số liệu mẫu. Cả 3 sheet đã có sẵn công thức, bạn chỉ cần điền số liệu của nhóm mình vào.

File dùng được ngay trên Excel hoặc Google Sheets, không cần cài thêm gì. Bạn có thể tải file miễn phí ngay trên trang công cụ chia tiền của Chitipay và giữ lại để dùng cho nhiều lần chia tiền khác nhau.

Cách dùng sheet Khoản chi

Mỗi dòng trong sheet 'Khoản chi' là một khoản đã chi: tên khoản, số tiền, người đã trả, rồi đến một cột riêng cho từng thành viên (An, Bình, Chi, Dũng, Hà). Với mỗi khoản, bạn đánh dấu 'x' vào cột của những người tham gia khoản đó — không phải mặc định đánh dấu cho tất cả.

Cột 'Chia mỗi người' đã có công thức tự tính bằng số tiền chia cho số người được đánh dấu 'x', nên bạn không cần tự nhẩm. Đây cũng là chỗ áp dụng nguyên tắc chỉ chia cho người tham gia: nếu một khoản chỉ vài người dùng, chỉ đánh dấu đúng những người đó.

Cách dùng sheet Thành viên và đọc số dư

Sheet 'Thành viên' tự tổng hợp cho mỗi người: 'Đã trả' là tổng số tiền người đó đã chi trên tất cả các khoản, 'Phải chịu' là tổng phần người đó phải gánh dựa trên các khoản có đánh dấu 'x', và 'Số dư' = Đã trả trừ Phải chịu.

Số dư dương nghĩa là người đó đã trả nhiều hơn phần mình, nên được nhận lại tiền; số dư âm nghĩa là người đó còn thiếu, cần chuyển thêm. Cộng số dư của tất cả mọi người lại luôn phải bằng 0 — nếu khác 0, có khoản bị nhập sai hoặc thiếu.

Ví dụ có sẵn trong file

File mẫu có sẵn 3 khoản chi cho nhóm 5 người: khách sạn 2 đêm 3.000.000đ do An trả (cả 5 người tham gia), ăn tối hải sản 1.250.000đ do Bình trả (cả 5 người tham gia), và thuê xe máy 600.000đ do Chi trả nhưng chỉ An, Bình, Chi tham gia — Dũng và Hà không đánh dấu vì không dùng xe.

Kết quả tính ra: An +1.950.000đ, Bình +200.000đ, Chi -450.000đ, Dũng -850.000đ, Hà -850.000đ — cộng lại đúng bằng 0. Khoản thuê xe trong ví dụ này minh họa đúng nguyên tắc chỉ chia cho người tham gia, không chia đều cho cả nhóm.

Giới hạn của mẫu Excel so với công cụ tự động

Mẫu Excel này chỉ tính ra số dư của từng người — nó không tự gợi ý ai nên chuyển cho ai để giảm số lần chuyển khoản. Việc ghép số dư âm với số dư dương bạn phải tự làm bằng tay. Việc đánh dấu người tham gia cũng làm thủ công theo từng dòng, không có cách chọn hàng loạt.

File cũng không tự làm tròn tiền theo quy tắc nào — nếu phép chia ra số lẻ, bạn phải tự quyết định làm tròn ra sao. Ngoài ra, đây là file tĩnh gửi qua lại hoặc một người giữ chung, không có link chia sẻ để cả nhóm xem trực tiếp, và không tự đồng bộ giữa các thiết bị.

Khi nào nên chuyển sang công cụ tự động

Mẫu Excel phù hợp khi nhóm nhỏ, ít khoản chi và không ngại tính tay phần chuyển khoản cuối cùng. Khi nhóm đông hơn, nhiều khoản chi chồng chéo, hoặc muốn cả nhóm cùng xem số liệu theo thời gian thực, một công cụ chia tiền tự động sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều.

Công cụ tự động lo cả phần Excel chưa làm được: gợi ý ai chuyển cho ai ít lần nhất, làm tròn tiền nhất quán, và cho cả nhóm truy cập cùng một link để xem số dư mới nhất.